サラリーマンのど根性ブログ!仕事もプライベートも全力疾走あるのみ!

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社内コミュニケーションの難しさ

業務も佳境を迎えてきました。
出張や外勤とデスクワークのバランスを保ってスケジューリングしています。スピードと効率を考えるとやはりメールでのやり取りは欠かせません。どこにいても、タイムリーに双方向の意思伝達ができる文明の利器だと思います。
しかし内容によっては受信者個人の受け取り方も10人10色であることも事実。ここを踏まえて送信者も気をつけなければなりません。
例えば「関係各位 セミナーの開催が正式に決定しました。現在までのクライアントとのヒヤリング進捗状況と開催日程を報告してください。 以上」
このようなメールが頻繁に入ってきます。
読者の皆さん、この内容を見てどのように行動されますか?
私の優先順位はズバリ「低い」です。
なぜなら、「報告期限がない」「ヒヤリング状況といっても個人差があって定型フォームがないため書式は"自由"」「開催日程は勝手に決めちゃっていいの?」これでは報告する方も大変です。
そうなんです!5W1Hがまったく無いのです。
しかも個人で作成したマニュアルや企画書が上席のチェックも入らずに掲示板に掲載され(もちろん公式です)それをクライアントに提案すると、あれ?ここの数字いつの間に変わったんだ??なんて事がもう毎日!マズイですよこういうのは!
「見てない君が悪いんだよ」なんて言われる始末。どうして公式文書の変更や修正箇所を会議の席やミーティングの場で共有しないんでしょうか?会議とは数字の報告会だけではないですよね。会議とは情報を共有する極めて重要な機会だと思うのです。
小生が前職でマネージャーをやっていたときは数字の報告は30%、情報の共有に70%(もちろん現場の課題やボトルネックを如何に解決していくか等も含め)を裂いていました。これはメールだけでは関係者に伝わらないからです。お陰で常に全員のモチベーションも高かったし業績も良かった。メールだけで意思伝達が出来るのは10%くらいの確率だと思っていますから。上席も忙しいので簡単にメールでコミュニケーションを計ろうとしますが、はっきり申し上げてこれではまず間違いなく業績や目標は達成できませんよ!業績を上げたいのならメールに頼り過ぎない様に配慮すべきです。人間には他の動物にはない「言葉を生かす」権利を与えられているのです。もっと活用しなきゃね。


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